5 Tips! voor e-mail communicatie en reclame
Al een aantal jaren wordt de e-mail gebruikt voor communicatie met klanten en leveranciers, maar ook voor je belasting en ander zakelijk verkeer. Een aantal jaar geleden is de belastingdienst zelfs gestopt met acceptgiro’s te sturen en je te informeren per post dat je je omzetbelasting moet indienen. Ook worden facturen (bijna) niet meer per post verstuurd en kunnen we bijna geen dag zonder.
Naast dat de e-mail zo belangrijk is voor je bedrijf en de communicatie met je klanten en leveranciers, wordt deze vaak slecht gebruikt en bijna niet of nauwelijks ingezet als reclame middel en daarom heb ik een aantal tips voor je.
1. Gebruik een goed onderwerp
We hebben het allemaal druk en krijgen iedere dag vele e-mails binnen, daarom is het erg belangrijk om bij het vesturen van een e-mail een goed onderwerp te plaatsen. Een onderwerp dat direct in 1 zin verteld waarover je e-mail gaat. Houd deze zo kort mogelijk, want niet ieder mailpakket ondersteund lange regels met tekst.
2. Maak gebruik van een goede aanhef
Vaak krijg je e-mail binnen met daarin een aanhef zoals “Hai Adan,”, “Hey Adan,” of zelfs heel afgezaagd “Hallo,” waarbij je direct gaat denken, is deze persoon mijn naam vergeten of kent hij mij zo goed dat we als echte vrienden elkaar kunnen aanspreken?
Gebruik bij hele formele e-mails naar personen die je niet kent altijd “Beste heer / mevrouw...” en bij zakelijke e-mails waarbij je de persoon kent “Hallo...”.
3. Maak de e-mail beknopt en zeker niet te lang
Zoals eerder verteld heeft het iedereen druk op zijn of haar bedrijf. Dit betekend dus ook dat niet iedereen uren de tijd kan en wilt nemen om zijn of haar e-mail de hele dag te lezen. Daarom raad ik je aan om korte en duidelijke e-mails te sturen waarbij je direct je vraag of antwoord stelt. Ga zeker niet een heel verhaal typen, want deze wordt vaak maar voor een gedeelte gelezen. Ook is het erg belangrijk als je meerdere vragen of antwoorden hebt deze puntsgewijs te vermelden, zodat de ontvanger direct een overzicht heeft met vragen en / of antwoorden.
4. Gebruik een nette / goede afsluiting
Maak gebruik van een goede afsluiting naar je klanten en leveranciers, zoals “Met vriendelijke groet” of “Met vriendelijke groeten”.
5. E-mails als reclame en communicatie middel
Je kunt naast het sturen van een e-mail met een simpele vraag of antwoord, je e-mail ook gebruiken als reclame middel. Dit kan je doen d.m.v. een handtekening / template in te stellen voor je e-mail verkeer waarbij je de volgende punten standaard kunt instellen:
- Een goede afsluiting
- Logo van je bedrijf
- Adresgegevens van je bedrijf
- KVK en BTW nummer
- (Indien van toepassing) De social media kanalen van je bedrijf, zoals o.a. Facebook, LinkedIn en Twitter
Ik hoop dat je genoten hebt van deze nieuwe blog en dat je natuurlijk deze punten gaat toepassen. Als je hulp wilt bij het toepassen van deze punten of vragen hierover hebt neem dan contact op. Ook kunnen we je helpen met het ontwerpen en instellen van je e-mail.