Bespaar op lange termijnkosten met geautomatiseerde dagelijkse processen om tijd en personeelskosten te besparen
We staan aan de vooravond van een economische crisis en dan is kosten besparen één van de eerste punten die je kunt doen. Dit kan je op vele verschillende manieren doen. Je kunt altijd manieren toepassen die alleen voor het korte termijn werken, maar je kunt ook direct besparen voor het lange termijn door je processen te automatiseren.
Automatisering
Bij automatisering wordt vaak gedacht aan industriële processen waarbij een machine (bijna) alle mensen vervangen. Automatisering hoeft niet alleen toegepast te worden op industriële processen, maar ook op alle daagse processen in bijvoorbeeld de zakelijke dienstverlening.
In deze blog laten we je zien welke (dagelijkse) processen geautomatiseerd kunnen worden om direct te kunnen besparen op kosten voor het lange termijn door o.a. tijds efficiëntie of personeelskosten.
Facturen
Er zijn bedrijven die nog steeds via Excel zijn of haar facturen maken of zelfs de facturen met de hand uitschrijven. Deze bedrijven kunnen direct kosten en tijd besparen door middel van facturen te gaan maken in een administratie systeem of CRM systeem.
Als je bedrijf al gebruik maakt van een administratie systeem of CRM systeem kan erg vaak ook kosten en tijd worden bespaard. Dit kan je op verschillende manieren doen, namelijk:
Verkoop Facturen automatisch genereren
Je kunt als bedrijf veel tijd besparen door facturen automatisch te genereren. Dit kan je laten automatiseren door bijvoorbeeld de urenregistratie te koppelen aan de facturatie.
Wanneer jij of je medewerkers alle uren invullen in het administratie systeem of CRM systeem kunnen deze uren direct gebruikt worden om de aantal gemaakte uren op de factuur te plaatsen indien de uren direct gekoppeld is aan een bedrijf, order of klant. Dit werkt goed als je bedrijf vaak werkt op uren basis. Werkt je bedrijf op product basis met producten die een vaste prijs hebben? Dan wordt dit proces zelfs nog eenvoudiger. Wanneer je een factuur gaat maken voor een klant kan je dan heel eenvoudig de klant selecteren en het gekozen product met een vaste prijs en laat daarna de automatisering automatisch de factuur genereren.
Dit proces is op vele manieren nog verder te automatiseren d.m.v. een factuurdatum automatisch op dezelfde dag te zetten (of te kunnen selecteren), factuurnummers automatisch laten ophogen, maar ook door de factuur automatisch aan te laten passen aan de klant (het systeem kan selecties maken aan de hand van particulier of bedrijf, welk land de klant woont / gevestigd is of bijvoorbeeld bedrijfsgrootte in te stellen).
Webshop facturen
Heb je een webshop waar door klanten producten besteld kunnen worden dan kan je bedrijf ervoor kiezen om direct na de bestelling automatisch een factuur hiervan te genereren. Indien je gebruikt maakt van een afzonderlijk administratie systeem of CRM systeem kan je er ook voor kiezen om de bestelling automatisch door te sturen naar het administratie systeem via een API koppeling waarna het administratie systeem direct een factuur hiervan genereerd.
Zoals het genereren van facturen kan je dit natuurlijk ook doen met klant gegevens, product gegevens en andere gegevens die de klant heeft ingevuld tijdens zijn of haar bestel proces. Hierdoor kan je de tijd om gegevens invoeren in het administratie systeem verkorten of zelfs laten verdwijnen, wordt er tijd bespaard en is er in sommige gevallen minder personeel nodig om dit proces uit te laten voeren.
Inkoop facturen
Je kunt naast verkoop facturen laten genereren en doorsturen ook het proces van inkoop facturen automatiseren. Tegenwoordig is er namelijk ook de mogelijkheid om inkoop facturen door te sturen naar je administratie systeem of CRM systeem via e-mail koppelingen, apps waarbij je leverancier facturen kunnen inscannen, uploaden of zelfs een foto ervan kunnen maken of d.m.v. beperkte toegang te geven aan je vaste leveranciers waarbij ze de factuur kunnen uploaden direct naar je administratie systeem of CRM systeem.
Complete bestelproces van offerte tot factuur
Wanneer je een website hebt met een offerte formulier, bestelformulier of webshop kan je dit proces compleet automatiseren van offerte tot aan de factuur. Wanneer namelijk een (potentiële) klant een offerte aanvraagt via het offerteformulier op je website kan je i.p.v. alleen een e-mail te laten versturen deze gegevens ook opslaan in je database of doorsturen naar je administratie systeem of CRM systeem. Op dat moment heb je alle gegevens al in je systeem staan om hier een offerte voor te kunnen maken.
Nog beter zelfs is wanneer je gebruik maakt van vaste prijzen om direct een offerte te laten genereren door je systeem, deze te versturen naar de klant via e-mail en in de e-mail een "Accepteer" en "Afwijs" knop te maken. Indien de klant op "Afwijzen" drukt wordt er automatisch een e-mail verstuurd naar je met e.v.t. op- of aanmerkingen waarbij jij of je medewerkers de offerte kunnen aanpassen en opnieuw versturen via één druk op de knop. Bij het drukken op de "Accepteren" knop wordt het product automatisch besteld bij je leverancier of doorgestuurd naar je logistieke afdeling.
Bij het versturen van een product kan je je administratie systeem of CRM systeem geheel automatiseren d.m.v. één druk op knop om de klant gegevens via e-mail of een API koppeling te versturen naar het transportbedrijf waarbij je automatisch de order kunt plaatsen, pakbon gegenereerd wordt en de Track & Trace code verstuurd wordt naar de klant via bijvoorbeeld e-mail, SMS of Whatsapp.
Tijdens dit proces kan je ook al automatisch de factuur genereren en toesturen of meesturen met het product, maar je kunt er ook voor kiezen om n.a.v. de Track & Trace code uitlezen bij de status "afgeleverd" automatisch de factuur te genereren en via e-mail toe te sturen.
Zo kan je zien dat een offerteformulier of bestelformulier volledig geautomatiseerd kan worden.
Voorraadbeheer
Je voorraadbeheer kan ook (bijna) volledig worden geautomatiseerd. Je begint door de hoeveelheid op voorraad aan te geven bij al je producten. Vervolgens automatiseer je je webshop, administratiesysteem of CRM systeem zodat bij elke bestelling (offerte of facturatie) automatisch de hoeveelheid in vermindering in de voorraad wordt gebracht door het product te factureren of te reserveren.
Ook is het mogelijk dit proces te automatiseren door het voorraadbeheer bij te houden bij reserveringen en in te plannen in een planning systeem. Hierbij kunnen de systemen automatisch nagaan of het product al is verhuurd of gereserveerd en kan bij bijvoorbeeld de reservering op de website een datum of tijd worden geblokkeerd. Op deze manier kan je het reserveringsformulier, bestelformulier en offerteformulier op je website inrichten en het controle proces versnellen zodat je hier geen tijd meer aan hoeft te besteden.
Productenbeheer
Denk bij de automatisering van productenbeheer aan bijvoorbeeld het synchroniseren van de productinformatie vanuit je administratie systeem of CRM systeem naar je website of webshop en toon altijd de actuele benamingen, teksten, maar ook prijzen van de producten. Op deze manier hoef je de producten op één plaats te onderhouden en bij te houden en niet 5, 6 of meer plaatsen.
Naast het synchroniseren van productinformatie kan je ook handmatige import en exports maken. Hier dient dan weer een controle op te gebeuren en door jezelf of een medewerker uitgevoerd te worden. Dat is semi-automatisering, maar om het zo efficiënt mogelijk te maken en kosten en tijd te besparen kan het importeren en exporten ook volledig geautomatiseerd worden d.m.v. API koppelingen te integreren in je website of webshop en administratie systeem of CRM systeem.
Social media
Ook bij je social media kanalen die je inzet voor je bedrijf kan je automatiseren d.m.v. posts / berichten in te plannen, maar je kunt hierbij zelfs nog verder gaan. Zo kan je bijvoorbeeld iedere keer dat je een pagina, menuknop, blog item of nieuws item aanmaakt ook automatisch een bericht plaatsen op je social media kanalen.
Andersom werkt dit bijna hetzelfde, maar jammer genoeg nog niet zo diepgaand als het plaatsen van een nieuwsitem op je website. Wel kan je dit doen d.m.v. bijvoorbeeld een Tweetbox te plaatsen op je website waarbij de laatste tweets van je Twitter account automatisch worden weergegeven.
Ook kan je social media gebruiken om het inloggen van je klanten, medewerkers of jezelf te vereenvoudigen en ze de mogelijkheid bieden om via het Google, Twitter of Facebook account te kunnen inloggen op je website, webshop of andere online applicatie.